【ポスティングのクレーム例と対処法について（前編）】

2022年03月09日(水) スタッフ日記

　
　
みなさん、こんにちは。
株式会社ジャストプレゼンテーションです。
　
ポスティングは一定の割合でクレームが発生してしまいます。どんなに気を付けていても起きてしまうものでもあります。クレームを受けてポジティブなイメージを持つ人はいないでしょう。
　
できれば発生して欲しくないポスティングのクレームについて、今回はポスティングでよく起こるクレーム例と対処法についてまとめました。
　
前編・後編に分けてお伝えしたいと思います。
　
　
【ポスティングのよくあるクレーム例】
クレームを減らすには、まずポスティングで何をすればクレームになるかを知る必要があります。その上で、個別のクレームとその対処方を紹介します。
　
◆配布NGの意思表示がある住居◆
事前に配布NGリストへ登録していたにも関わらず、配布禁止の住居に配布してしまったパターンです。配布管理者から配布スタッフへの伝達ミス、もしくは現場の配布スタッフの見落としや不注意によって発生します。
　
（対処法）
事前に配布NGとわかっていますので、伝達ミスをしないように地図上に目立って分かりやすいNGマークでしっかりと印を記載しましょう。また、NGリストをエクセルか何かで作成し、日々更新して配布員に周知することも大事です。
　
そして、配布当日には、NGリストの地図と実際に配布員が使用する地図で配布NGの住居が無いかを徹底しましょう。
　
　
◆配布NGの意思表示が無い住居◆
配布NGの表示がない住居へ投函したものの、後日クレームが来る場合です。
　
（対処法）
この場合、クレームを回避することは不可能なので、この住居は配布禁止NGリストに追加登録し、次回以降に配布しないようにしましょう。
　
　
◆マンション管理人の許可を得て配布したが、入居者からクレーム◆
マンションによっては、チラシ配布に管理人の許可が必要な場合があります。そして、事前に管理人に配布許可を得てチラシを投函したものの、住人からクレームが来ることがあります。
　
基本的には管理人の許可を得ているので、配布側に落ち度はないものと思われますが、住人の引越しが多く出入りの激しいマンションの場合、管理人から住人へ伝達が漏れる可能性が考えられます。
　
また、管理人が変わる場合も、引き継ぎが出来ておらず、漏れる場合もあります。まずは、管理人に確認する必要があります。
　
（対処法）
許可を得た上で配っているので、クレームを事前に防ぐことは難しいです。クレームが発生すれば、管理人にクレームがあったことを問い合わせましょう。そして、次回以降に配布NGとするかを管理人と相談したうえで決めてましょう。
　
また、クレームを入れた住人への謝罪には、管理人に立ち会ってもらうようにすると、よりクレーム対応がスムーズに進みます。
　
　
◆ポストの扉が開いたまま◆
チラシを入れる際、ポストの扉を閉めずに開いたままにしておくとクレームになります。
　
ポストの扉が開いたままだと中の郵便物が丸見えになり、盗難の可能性が高まります。また、一戸建てだと雨に濡れてしまう可能性が高まります。もし、これが原因で重要な郵便物や書類が盗難されれば、損害賠償の可能性も否定できませんので注意しましょう。
　
（対処法）
はみ出たチラシと同様に新人教育時のマニュアルの徹底、OJT、定期的なマニュアルの読み合わせなどで減らすことが可能です。
　
　
◆雨で濡れたチラシによって他の郵便物を汚す◆
雨の日は、そもそも準備や移動に時間がかかるのでポスティングすること自体が適していませんが、もし雨の中でポスティングするには、チラシを濡らさないようにすることが重要です。なぜなら、雨に濡れたチラシがポストの中にある他の郵便物を濡らしてしまうと、クレームにつながる可能性があるからです。
　
また、チラシを雨に濡らしてしまうと、チラシを手に取った人は濡れたチラシをしっかり読もうという気にならず、すぐに捨ててしまうからです。それは読み手にとっても広告主にとってもよいことではありません。
　
　
（対処法）
チラシが雨に濡れるタイミングは、移動中とポストに入れる時があります。移動中の対策としては、傘を持っての移動だとどうしても濡れやすく、片手がふさがってしまうので、カッパを着て雨を防ぐようにします。
　
チラシを入れるカバンにもしっかりと雨対策をしましょう。布素材ではなく、プラスチック素材のカバンで、チラシをビニールで覆うとさらに良いでしょう。
　
チラシをポストに入れる際は、マンションだとエントランスがあり、屋内に居るので問題ありません。しかし、一戸建ては屋外となるためどうしても濡れやすくなります。そのため、土砂降り時には雨が小降りになるまでマンションを中心に配るか、雨宿りして雨をやり過ごすべきでしょう。
　
また、カバンからチラシを取り出しポストに入れるまでに雨に濡れないようにするために、入れる時だけ傘を使うなど工夫しましょう。
　
（後編に続く・・・）
　
　
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